Fast jedes Unternehmen führt Personalakten, in denen die Informationen zu den Mitarbeitern gesammelt werden. Derartige Akten sind aber nicht geheim. Im Gegenteil: Nach dem Betriebsverfassungsgesetz hat jeder Mitarbeiter das Recht, Einsicht in seine Personalakte zu verlangen.
Eine Personalakte bündelt alle wichtigen Informationen zum betreffenden Mitarbeiter – neben der Hauptakte mit den berufs-, firmen- und positionsbezogenen Daten gibt es meist noch Nebenakten beispielsweise mit Urlaubs- und Krankheitsstatistiken. Zumindest die Stammdaten sind in jedem Unternehmen abgelegt. Gut geführte Personalakten enthalten neben den Stammdaten auch Korrespondenzen, Leistungsbeurteilungen, Zielvereinbarungen, die eingereichten Bewerbungsunterlagen, Nachweise über Weiterbildungen sowie ggf. Notizen über Fähigkeiten und Arbeitsverhalten.